8 maneiras de viabilizar o seu evento

Uma das etapas mais importantes para que qualquer tipo de evento seja concretizado é a captação de recursos financeiros, afinal, não há como um evento acontecer sem eles. Por conta disso, preparamos uma lista com 8 maneiras de captar recursos financeiros para o seu evento, com a finalidade de facilitar esse processo e garantir mais eficácia na realização de eventos produzidos por você.

Veja a seguir as 8 maneiras de captar recursos financeiros para o seu evento, incluindo desde os principais jeitos de conseguir investidores até as ações que precisam ser colocadas em prática para assegurar o sucesso da captação dos recursos para os mais distintos tipos de eventos.

1. Patrocínio

A maneira mais comum de conseguir recursos para eventos é por meio de patrocínio, que consiste na aquisição dos direitos exploráveis e das vantagens de marketing derivados do envolvimento direto com determinada agência, celebridade ou outra pessoa ou organização capazes de investir em seus eventos.

Em geral, o patrocínio proporciona um retorno comercial para os patrocinadores e o investimento destes pode ser não apenas financeiro, mas também material ou de natureza humana. Sendo assim, é fundamental fazer um planejamento de modo que seja possível oferecer resultados mais satisfatórios aos patrocinadores em potencial.

2. Doações

Outra forma de captar recursos é a partir de doações, tanto em espécie como em itens como rifas e leilões. No primeiro caso, os doadores fornecem alimentos, equipamentos e outras coisas necessárias para a realização de um evento. Já as rifas e leilões permitem a arrecadação de valores que serão convertidos em gastos para colocar em prática o evento em questão.

3. Retorno de imagem

Profissionais e empresas que resolvem apoiar financeiramente um evento podem fazer isso graças ao retorno de imagem. Trata-se da associação do nome da pessoa ou da imagem da companhia ao evento realizado. O retorno de imagem engloba ações diversificadas, tais como a inclusão do logotipo dos apoiadores nos materiais de divulgação do evento, a citação dos investidores em qualquer situação ligada à divulgação, além da entrega de materiais sobre os investidores para quem frequentar o evento.

4. Contato com os investidores

Não importa qual seja o jeito pelo qual investidores contribuirão com o seu evento; o que você deve levar em conta na hora de tentar captar o valor de que você precisa é o contato com os investidores. Além do contato via internet, recomenda-se estabelecer uma comunicação direta com cada investidor, ou seja, faça reuniões e outros encontros para apresentar suas ideias e os benefícios do investimento para você, para quem pretende investir, para o público-alvo e para a sociedade como um todo.

5. Briefing

O briefing funciona como uma preparação para a apresentação de eventos que requerem doações ou patrocínios. Logo, vários fatores precisam ser disponibilizados para os investidores, que se sentirão mais confiantes ao perceberem que você está devidamente preparado. É o caso de informações como seu histórico de eventos, a localização dos eventos que exigem recursos, patrocinadores recorrentes, perfil e previsão do público, participação de figuras públicas, entre outros elementos.

Também é indispensável apresentar o orçamento detalhado do evento, bem como o objetivo do evento, o inventário dos bens, os custos para divulgar e todos os demais dados presentes no projeto, desde as estratégias orçamentárias até o plano de marketing.

6. Promoção variada

Ao promover seu evento na tentativa de captar novos recursos financeiros, lembre-se de que a variedade serve como diferencial para atrair a atenção de diversos investidores. Para tanto, publique notas em veículos de comunicação, divulgue pessoalmente e não se esqueça de explorar o potencial das mídias sociais.

Durante a abordagem por meio de canais digitais, ressalte o impacto que parcerias podem gerar e faça um monitoramento constante, a fim de identificar o que funciona e o que deve ser alterado em suas estratégias de promoção.

7. Contato depois da apresentação

Depois de apresentar o projeto de um evento para o seu investidor, agradeça o apoio financeiro e formalize a parceria. Se um investidor não quiser colaborar financeiramente com a realização de um evento específico, não elimine tal pessoa do seu conjunto de contatos, pois o próximo evento pode ser do interesse dela, que poderá investir no evento posterior caso você cultive uma boa relação.

8. Prestação de contas

Ao final do seu evento, faça questão de demonstrar exatamente como o dinheiro investido foi gasto. Essa prestação de contas é crucial para a sua reputação, visto que a credibilidade de produtores de eventos é questionada quando o investimento não é feito adequadamente. Além disso, é imprescindível registrar a reação de pessoas que participaram do evento, para que a captação de recursos financeiros de novos eventos aconteça com mais facilidade, em virtude da necessidade de convencer os investidores.

A divulgação dos resultados deve ser a mais transparente possível, permitindo o acesso a informações como os temas abordados no evento, a quantidade de pessoas, o número de beneficiados e as conclusões observadas a partir dos resultados financeiros.

Pronto, ao seguir as sugestões acima, será possível ter os recursos financeiros necessários para que eventos produzidos por você aconteçam com êxito.

Dicas: Produzindo Eventos

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